Як автоматизувати прийом і обробку оптових замовлень без CRM і програміста
Що саме автоматизуємо
Обробка оптового замовлення складається з кількох кроків, і автоматизувати варто кожен:
- Прийом — клієнт формує замовлення сам, без дзвінка і без очікування менеджера.
- Перевірка — ціна клієнта, мінімальна сума, кратність упаковки рахуються одразу, а не після перепитувань.
- Передача в облік — замовлення не переписують, а завантажують файлом.
- Підтвердження — клієнт одразу бачить, що замовлення прийнято, і має його копію.
Коли ці кроки ручні, менеджер витрачає час на кожне замовлення двічі — коли приймає і коли вносить — а помилки (не той артикул, не та ціна) виявляються вже на відвантаженні.
Варіанти без CRM: порівняння
| Google-форма + таблиця | Інтернет-магазин із закритими цінами | Закритий каталог з Excel (aiprice) | |
|---|---|---|---|
| Запуск | Години, самостійно | Тижні: картки товарів заповнюються вручну | 1 робочий день з наявного прайсу |
| Великий асортимент | Незручно: десятки позицій в одній формі | Так | Так, з фото, пошуком і розділами |
| Різні ціни для клієнтів | Ні | Залежить від платформи й модулів | Так, групи цін і персональна ціна за номером телефону |
| Оновлення цін | Вручну у формі | Імпорт або вручну | Новий прайс у кабінеті — нові ціни в усіх |
| Замовлення в облік | Рядок у таблиці, треба доробляти | Залежить від інтеграції | Excel-файл під імпорт у програму обліку |
| Видно стороннім | Ні | Магазин відкритий, ціни — після входу | Ні: лише за вашим посиланням, пошуковики не бачать |
Якщо потрібні онлайн-залишки складу й взаєморозрахунки в кабінеті дилера — це вже B2B-портал з інтеграцією, і програміст виправданий.
Як скоротити час обробки замовлення: покроково
- Один формат замовлення для всіх. Колонки: артикул, назва, кількість, ціна, сума. Готовий шаблон: бланк замовлення в Excel.
- Артикул — у кожному рядку прайсу. Без артикула замовлення не завантажити в облік автоматично.
- Клієнт бачить свою ціну під час замовлення, а не дізнається її з рахунку — менше перепитувань і суперечок.
- Мінімальна сума й кратність — у самому каталозі, щоб «неправильне» замовлення не можна було надіслати.
- Замовлення завантажується файлом у програму обліку. Як це робиться в 1С і BAS: завантаження замовлення з Excel.
Замовлення 24/7 і у вихідні
Каталог не має робочого часу: клієнт-магазин часто робить замовлення ввечері після закриття або в неділю, коли рахує залишки. Замовлення падає на пошту, а менеджер обробляє його зранку — без пропущених дзвінків і «передзвоніть у понеділок».
Що це дало на практиці. Ми самі оптовий постачальник і спершу зробили такий каталог для себе. За перші 3 місяці близько чверті оптового обороту клієнти оформили самі, без менеджера; кожне п'яте замовлення прийшло ввечері, вночі чи у вихідні; ті самі клієнти купили на 22% більше, ніж за 3 місяці до каталогу. Чесні «але» (на каталог першими перейшли найактивніші клієнти, вибірка невелика) — у кейсі на власній дистрибуції.
Скільки коштує aiprice. Каталог — 499, 799 або 1 299 ₴ на місяць залежно від кількості позицій у прайсі (до 300 / 1 500 / 10 000), перші 30 днів безкоштовно, картка не потрібна. Кількість партнерів і замовлень не обмежена, комісії з замовлень немає. Персональні знижки за номером телефону — +599 ₴ на місяць, кабінети торгових агентів (Поле) — +999 ₴. Деталі: ціни. Перед стартом можна безкоштовно перевірити свій прайс — файл не йде на сервер.
Питання й відповіді
Чи можна автоматизувати прийом оптових замовлень без CRM?
Так. CRM потрібна для керування роботою менеджерів, а для прийому замовлень достатньо каталогу чи форми, де клієнт сам збирає замовлення, і таблиці, яка приходить вам на пошту.
Як не переписувати замовлення в 1С вручну?
Отримувати замовлення таблицею з артикулами й завантажувати її в документ. Прямої інтеграції aiprice з 1С немає: замовлення приходить Excel-файлом під імпорт. Детально: замовлення дилерів у 1С без переписування.
Чи будуть приходити замовлення вночі й у вихідні?
Так, каталог працює цілодобово. Замовлення надходить на пошту одразу, менеджер обробляє його в робочий час.
Чи потрібен програміст?
Ні. Для aiprice достатньо надіслати Excel-прайс як є; каталог збираємо ми за 1 робочий день. Програміст потрібен, якщо ви будуєте B2B-портал з обміном з обліком.
Що, якщо клієнт все одно пише у Viber?
Відповідайте посиланням на каталог: «оформіть, будь ласка, тут — там ваша ціна й наявність». Частина клієнтів переходить за кілька тижнів, частина лишається телефонною.
Відкрити демо-каталог →
Читайте також: Менеджери не переписують замовлення + інструмент маркетингу · Як звільнити менеджерів від рутини · Автоматизація оптових замовлень без CRM · Як повідомити дилерів про акцію · Що шукають оптові клієнти · Масштабувати опт без найму · Маркетинг для дистриб'ютора · Прийом замовлень від дилерів · Словник B2B-опту · Ціни · Бланк замовлення в Excel · По-русски