Як почистити базу клієнтів від дублів і привести телефони до одного формату

Практична відповідь для оптових компаній · жовтень 2026 · оновлено 19 жовтня 2026

Коротко. Спершу телефони: приберіть пробіли, дужки й дефіси, «0XX…» і «80XX…» доведіть до «+380XX…» — після цього той самий клієнт з різних файлів має однаковий ключ. Далі дублі за телефоном, потім за схожою назвою в тому ж місті; розбіжні знижки в дублях — на окремий перегляд. Якщо не хочеться робити це вручну, в aiprice списки можна надіслати як є — ми зведемо їх в одну базу, з якої клієнт бачить свою ціну в каталозі. Це не CRM і не інтернет-магазин, а закритий каталог лише для ваших партнерів: відкривається тільки за вашим посиланням, пошуковики його не бачать, а свою персональну ціну партнер бачить за своїм номером телефону.

Перевірте свою базу безкоштовно за хвилину. Перевірка бази клієнтів в Excel: завантажте один чи кілька файлів — побачите, скільки клієнтів насправді, повтори, телефони не у форматі +380 і тих, хто не купував понад 90 днів. Перевірка працює у вашому браузері, файл нікуди не надсилається.

Крок 1. Телефони в один формат

Той самий номер у різних файлах виглядає по-різному: «067 123 45 67», «(067)1234567», «80671234567», «+38 067-123-45-67», «671234567». Для Excel чи будь-якої програми це п'ять різних клієнтів. Правило зведення:

Залишити лише цифри.
10 цифр, що починаються з 0 (0671234567) — додати «38» спереду.
11 цифр з «80» на початку — замінити «8» на «3».
9 цифр (без нуля) — додати «380».
Результат — 12 цифр, що починаються з 380; показувати як +380XXXXXXXXX.

Окремо відкладіть рядки, де після цього вийшло не 12 цифр або в одній клітинці два номери («067…, 050…») — їх треба розібрати руками, автоматика тут помиляється.

Крок 2. Дублі за телефоном

Коли телефони однакові за формою, дублі знаходяться сортуванням або функцією «Видалити дублікати» за колонкою телефону. Не видаляйте одразу — спершу позначте групи дублів і подивіться, чим відрізняються рядки: часто там різні знижки, менеджери чи адреси доставки.

Крок 3. Дублі за назвою

Частина дублів не має спільного телефону: в одному файлі номер власника, в іншому — закупника. Їх шукають за назвою в межах міста, попередньо прибравши «ФОП», «ТОВ», лапки й зайві пробіли. Це вже не точний збіг, а кандидати — рішення «один це клієнт чи два» приймає людина, яка їх знає.

Крок 4. Що робити з розбіжностями

Різні знижки в дублях — не обирайте автоматично ні більшу, ні меншу: це саме те місце, де клієнт міг роками отримувати не ту ціну. Список таких випадків — керівнику продажів.
Кілька телефонів у клієнта — лишайте всі, але один позначте основним (той, з якого замовляють).
Мережа з кількома точками — це одна умова цін і кілька точок доставки, а не кілька клієнтів з різними знижками.

Крок 5. Як не допустити нових дублів

Дублі повертаються, коли кожен менеджер додає клієнтів у свій файл. Допомагає одне правило: новий клієнт з'являється лише в одній базі, і саме з неї він отримує доступ до цін. В aiprice так і влаштовано: клієнт бачить свою ціну в каталозі за своїм номером телефону, тож номер у базі завжди один і в одному форматі.

Як це робимо ми

Надсилаєте всі списки як є — кілька Excel, вивантаження з програми обліку, фото списку. Ми приводимо телефони до одного формату, зливаємо дублі, сумнівні збіги й розбіжні знижки показуємо вам окремим списком. На виході — одна база, з якої кожен клієнт бачить у закритому каталозі свою ціну. Загальна схема: як звести клієнтів в одну базу.

Питання й відповіді

Як привести телефони клієнтів до одного формату в Excel?

Залиште лише цифри, номери з 0 на початку (10 цифр) доповніть «38» спереду, номери з «80» (11 цифр) — замініть 8 на 3, 9-значні — доповніть «380». Має вийти 12 цифр з 380 на початку. Рядки, де вийшло інакше або два номери в клітинці, розберіть вручну.

Як знайти дублі клієнтів у кількох Excel-файлах?

Об'єднайте файли в одну таблицю, приведіть телефони до одного формату й відсортуйте за телефоном. Потім шукайте схожі назви в межах міста без «ФОП», «ТОВ» і лапок — це кандидати, рішення приймає людина, яка знає клієнтів.

Що робити, якщо в дублях різні знижки?

Не обирайте автоматично: винесіть такі випадки окремим списком на рішення керівника продажів. Саме тут часто виявляється, що клієнт роками отримував не ту ціну.

Чи можна перевірити базу безкоштовно?

Так: перевірка бази клієнтів в Excel за хвилину покаже повтори, телефони не у форматі +380 і клієнтів без покупок понад 90 днів. Працює в браузері, файл нікуди не надсилається.

Чи можна не чистити базу самому?

Так. В aiprice можна надіслати списки як є: ми зведемо їх в одну базу з одним форматом телефонів і без дублів, а сумнівні збіги покажемо вам.

Навіщо каталогу база клієнтів?

Щоб кожен клієнт бачив свою ціну: в aiprice персональна ціна відкривається за номером телефону клієнта. Тому номер у базі один і в одному форматі — і нові дублі не з'являються.

Подивіться, як це виглядає вживу. Демо-каталог із вигаданими товарами: кошик, ящики, мінімальна сума замовлення. Нічого нікуди не надсилається. Перший місяць безкоштовно, оплата не потрібна.
Відкрити демо-каталог →

Читайте також: Безкоштовна перевірка бази в Excel · Одна база клієнтів замість кількох Excel · Персональна ціна без окремих прайсів · Хто перестав замовляти